Командировка какие документы оформлять 2017

2017-й год не принес особых изменений в порядок командирования работников, процесс регистрации служебных разъездов, финансирование командировок. Однако коррективы вызваны вступлением в действие с 1 января 2017 года новых положений Налогового кодекса РФ. Изменения по командировкам в 2017 году коснутся обложения страховыми взносами определенных размеров суточных.

Подписывайтесь на бухгалтерский канал в Яндекс-Дзен!

Оглавление [Показать]

Оформление стало проще

Еще постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 года № 1595 внесены коррективы в отдельные правовые акты, регулирующие вопросы выполнения служебного задания вне места работы. Нововведения направлены на оптимизацию движения документов в организации, сокращение и упрощение такого документооборота.

Так, с января 2015-го года отменено обязательное требование:

  1. о выдаче командировочного удостоверения работнику;
  2. оформление служебного задания в письменном виде.

командировка какие документы оформлять 2017

командировка какие документы оформлять 2017

По вновь установленным правилам факт пребывания в командировке подтверждают билеты и/или иные проездные документы.

Также возможно использование сотрудником личного транспорта в служебных целях (в командировке). Для подтверждения таких затрат он должен предоставить отчетные документы: квитанции, кассовые чеки, выписки, путевые листы и т. п.

Основными целями изменения в оформлении командировок в 2017 году и ранее стали:

  • упрощение документооборота при направлении в командировку;
  • совершенствование формы отчета по итогам выполнения задания по распоряжению работодателя.

К тому же, по новым правилам от работника, направленного в командировку, не требуется предоставлять начальству в письменной форме отчет о выполненной поездке.

Основной документ в 2017 году

Согласно тому же постановлению Правительства РФ (№ 1595 от 29.12.2014), в 2017 году командировки оформляют на основании письменного решения работодателя – приказа, распоряжения. Эти изменения по служебным командировкам в 2017 году уже должны войти в привычку.

Имейте в виду: относятся к командировкам теперь не только служебные разъезды по заданию работодателя вне места выполнения сотрудником должностных обязанностей, но и выезды в структурное подразделение предприятия (филиал, представительство и др.). Оно расположено обособленно по другому адресу, в другом населенном пункте. В том числе в пределах административной территории, на которой зарегистрирована организация работодателя.

Подробнее об этом см. «Обособленное подразделение организации: что это?».

Упрощенный порядок командирования не требует объемного документооборота, однако введенные в законодательство изменения требуют более тщательного документального подтверждения понесенных затрат. Это сделано в целях контроля за финансовой деятельностью предприятия. Как следствие – имеет место усложнение учета имущественного и финансового положения организации, его результатов.

Структура затрат

Бухгалтерские операции и отчеты по командировочным затратам подпадают под требования Закона служебные командировки в 2017 году изменения по структуре расходов на них не затронули. Сюда по-прежнему входят:

  • заработок, исчисленный из расчета среднедневного жалованья, за весь период служебной поездки;
  • оплата билетов на проезд к месту назначения в прямом и обратном направлении авиа-, ж/д транспортном, автобусом (за исключением такси);
  • компенсация расходов на использование подчиненным собственного авто при выполнении служебного задания в рамках командировки;
  • гостиничные траты (плата за проживание) или расходы на аренду жилья;
  • дополнительные затраты (это могут быть ремонт обуви, химическая чистка одежды, покупка товаров и комплектующих материалов для техники, представительские траты).

Компенсация расходов на проживание происходит 2 путями:

  1. по предоставленным документам – квитанциям, счетам;
  2. руководство выделяет четко фиксированную сумму, установленную внутренними правилами предприятия.

Также см. «Положение о командировках: каким должен быть образец 2017 года».

Главное изменение в 2017 году

Обратите внимание, что основное изменение по командировкам в 2017 году затронуло нормы суточных, которые ранее не устанавливались в отношении страховых взносов.

С 1 января 2017 года страховые взносы не начисляют только с определенной фиксированной суммы суточных:

  • 700 рублей – для командировок в пределах РФ;
  • 2500 рублей – для зарубежных служебных поездок.

Однако учтите, что Трудовой кодекс РФ вообще не содержит ограничений на право работодателя устанавливать определенные размеры суточных при направлении персонала в командировки для выполнения служебных заданий.

В 2017 году предприятие может самостоятельно определять размеры суточных, что также предусмотрено ст. 346.16 НК РФ (подп. 13 п. 1), и закреплять их в своих внутренних актах. В этом случае организация отчисляет страховые взносы с разницы между нормативом и фактической величиной выданных суточных.

Подробнее об этом см. «Как суточные облагаются страховыми взносами с 2017 года».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как провести оформление командировки в 2017 году в соответствии с правилами трудового законодательства? О каких изменениях в законе должен помнить работодатель?

В условиях современного бизнеса можно с уверенностью говорить о том, что среди крупных компаний не существует тех, кто не отправляет своих сотрудников в служебные поездки. Их целью может быть заключение важного договора, представительство, реализация продукции, обучение, закупки… Однако с какой бы целью работодатель ни направлял сотрудника в поездку, он должен придерживаться принятых, установленных трудовым законодательством.

Действующий трудовой кодекс определяет командировку как поездку сотрудника по распоряжению работодателя. При этом она длится в течение определенного срока, необходимого для выполнения служебного поручения. Выполнить такое поручение можно только вне места постоянной работы, поэтому и возникает необходимость в служебной поездке.

Оформление командировки: изменения в трудовом законодательстве

Изменения в трудовом законодательстве 2017 года не принесли существенных изменений в порядок оформления командировки. Они затронули лишь процедуру начисления страховых взносов с определенных размеров суточных. командировка какие документы оформлять 2017Работодателю предписан определенный лимит, с которого не осуществляется удержание взносов. Так, например, для поездок по России он составляет 700 рублей. Если происходит выезд за границу, минимальный размер суточных, с которого не начисляются взносы, определен в размере 2500 рублей. При этом законодатель не ограничивает компании в начислении суточных, а лишь начисляет страховой взнос на разницу между выданными средствами и установленным лимитом.

Гораздо сильнее повлияли на порядок оформления служебных поездок изменения в трудовом законодательстве 2015 года. Вышедшее в  октябре 2015 года  Постановление Правительства РФ  N 749 значительно упростило документооборот, отменив использование ряда прежде обязательных документов. К их числу относятся: командировочное удостоверение и служебное задание. Отметим, что данное постановление делает их необязательными для оформления, но не запрещает работодателям использовать их во внутреннем документообороте наряду с другой документацией.

Что считается нарушением правил оформления командировки

При оформлении служебной командировки работодатель должен руководствоваться действующими законодательными нормами. В соответствии с ними в его обязанности входит:

  • Сохранение среднего заработка работника;
  • Сохранение места работы и должности;
  • Оплата расходов сотрудника, связанных с покупкой проездных билетов, наймом жилого помещения, а также дополнительных расходов.

Невыполнение данных обязательств работодателем считается грубым нарушением Трудового кодекса и влечет за собой определенную ответственность работодателя.

Срок командировки

Отметим, что на данный момент в законодательстве не оговаривается максимальный срок нахождения сотрудника в служебной поездке. Согласно действующему законодательству, она может длиться сколь угодно долго: от нескольких недель до нескольких лет.

На данный момент командировкой считается любая поездка сотрудника по распоряжению руководства компании, которая длится больше одного дня. Если ее срок составляет один день, оформление проходит по тем же правилам, однако, суточные работнику не начисляются.

Какие сотрудники не могут быть отправлены в командировку?

Любой работодатель имеет законное право направить в служебную поездку сотрудника, который постоянно трудится в одном и том же месте. Для сотрудников с разъездным характером работы (курьеров, водителей-дальнобойщиков) это не является обязательной процедурой. Привлеченных по гражданско-правовому договору специалистов эти правила не касаются.

Кроме того, необходимо помнить о том, что существуют категории работников, которых нельзя отправлять в деловые поездки или можно только при наличии их письменного согласия.

Справка

К первой категории относятся:

  1. беременные сотрудницы;
  2. работники в период действия ученического договора (за исключением случаев, связанных с обучением);
  3. несовершеннолетние (кроме сотрудников ряда творческих профессий и спортсменов);
  4. специалисты, работающие на условиях гражданско-правовых соглашений.

При направлении следующих категорий работников работодателю необходимо заручиться их письменным согласием, а также убедиться в отсутствии у них медицинских противопоказаний:

  • женщины с детьми до 3 лет;
  • матери или отцы-одиночки с детьми до 5 лет;
  • родители детей-инвалидов;
  • работники, ухаживающие за больными родственниками (при наличии медицинского заключения);

Читайте также:

  • Работодатели возместят сотрудникам затраты на путевки?
  • Как подготовить руководителя к командировке
  • Направление женщин в служебные командировки

Оформление командировки в 2017 году: пошаговая инструкция

Оформление деловой поездки требует соблюдения огромного числа необходимых формальностей. В некоторых случаях удобно применить метод пошагового оформления командировки, что даст возможность учесть все нюансы и не нарушить трудовое законодательство.

  1. Определяем цель поездки, ее сроки и место командирования.
     
  2. Выпускаем соответствующий приказ по унифицированной форме Т-9, утвержденной Госкомстатом, или внутренней форме организации, утвержденной локальными нормативными актами.
     
  3. Фиксируем факт отправки сотрудника в журнале учета. Вносим в документ ФИО командированного специалиста, название компании, в которую он направлен, место назначения. Если используется унифицированная форма журнала учета командированных сотрудников, в строке о командировочном удостоверении ставим прочерк.
     
  4. Заполняем табель учета рабочего времени (по унифицированной форме Т-12 и Т-13 или утвержденной внутренней форме компании). Дни командировки отмечаем кодом К. Если сотрудник выполнял командировочное задание в свой выходной день, отмечаем этот день кодами РВ и К.
     
  5. Оформляем авансовый отчет по форме АО-1.
     
  6. По возвращении сотрудника передаем данный документ ему для заполнения и передачи в бухгалтерию в 3-дневный срок. Если специалист вернулся в праздничный или выходной день, срок передачи отсчитываем с 1-го рабочего дня после дня возвращения.
     
  7. Проверяем наличие документов, подтверждающих затраты (чеков, квитанций, приходных ордеров, договоров) и факт нахождения в служебной поездке (железнодорожные или авиабилеты).

Какие документы понадобятся для оформления командировки

Перечень обязательных для оформления командировки документов, а также их образцы содержится в действующем трудовом законодательстве. В случае если регулярные служебные поездки подчиненных — регулярная практика в организации, целесообразно разработать в компании собственное Положение о командировках. В этом документе необходимо прописать все детали: размер суточных, правила компенсации расходов и т.д. Данный локальный нормативный акт определяет все нюансы оформления командировок в конкретной организации.

Справка

Приказ о направлении сотрудника в командировку

Этот документ оформляется по унифицированной форме приказа № Т-9 или Т-9а (для двух и более работников). Он заполняется работником кадровой службы. До 2015 года для выпуска подобного приказа требовалось наличие служебного задания. Оформление командировки в 2017 году уже не требует его обязательного наличия, следовательно, работодатель может сформулировать цели и задачи поездки непосредственно в приказе.

К числу обязательных сведений, фиксируемых в документе, относят: ФИО командированного специалиста, структурное подразделение, должность, цель и сроки поездки, место назначения. Иногда указывают также источники оплаты командировочных расходов и необходимые дополнительные условия.

Командировочное удостоверение

Данное удостоверение служит свидетельством законного отсутствия работника на рабочем месте и сопровождает его в течение всей рабочей поездки. Несмотря на то, что его оформление стало необязательным с декабря 2014 года, многие работодатели все еще используют его для удобства оформления служебной командировки          . Для данного документа существует унифицированная форма, рекомендованная Госкомстатом — бланк Т-10. Она заполняется представителем отдела кадров или бухгалтерии в одном экземпляре. Основанием служит соответствующий приказ по организации.

Лицевая сторона документа содержит сведения об организации, дату и номер приказа, данные командированного специалиста, сведения о месте назначения и целях. В ходе поездки в удостоверении проставляются сроки прибытия и убытия в каждом месте нахождения. Делаются отметки принимающих компаний, которые заверяют печатью и подписью их руководителей. По возвращении работника документ передают в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом и отчетом о выполнении задания.

Служебное задание

Это документ не относится к числу обязательных, но все еще присутствует в документообороте многих организация, т.к. значительно упрощает процедуру оформления служебной поездки.

Работодатель может использовать форму Т-10а, рекомендованную к применению Постановлением Госкомстата РФ № 1.

Справка

В документе содержатся:

  1. полное наименование и реквизиты компании;
  2. номер документа и  дата его составления;
  3. ФИО сотрудника и его табельный номер;
  4. подразделение и занимаемая должность;
  5. место командировки;
  6. даты и срок пребывания специалиста в поездке;
  7. задание;
  8. отчет о выполнении командировочного задания;

После возвращения специалист должен согласовать задание с начальником отдела и передать его в бухгалтерию организации для составления отчета и возмещения командировочных расходов.

Читайте также:

  • Организация командировки руководителя
  • Организация поездок
  • Подготовка командировок руководителя, что входит в обязанности секретаря

Порядок оформления командировок менялся неоднократно. Новые правила значительно упростили работу компаниям. В статье мы разберем документальное оформление командировки в 2017 году и расскажем, какие документы обязательны для составления, а какие – нет.

См. также: Командировочные расходы в 2017 году: изменения, свежие новости

Распоряжение руководителя о командировке в 2017 году

Направить работника в командировку можно только по письменному распоряжению руководителя. С этого и начинается документальное оформление командировки в 2017 году.

Такое распоряжение можно сделать в виде приказа о назначении командировки. Необходимость в этом документе продиктована нормами трудового и смежного законодательства (ч. 1 ст. 166 ТК РФ и абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Как следует из указанных норм, служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководства. В данном случае своим распоряжением, руководитель компании подтверждает служебный характер командировки.

Обращаем внимание, что есть категория работников, работа которых имеет разъездной характер. Поездки таких сотрудников служебными не считаются и отдельного приказа на каждый выезд не требуют (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Оформить приказ о командировке можно с помощью унифицированной формы № Т-9 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1) или разработать свой бланк. Как это сделали наши эксперты, посмотрите образец ниже.

Напоминаем, что с 1 января 2013 года компании больше не обязаны применять унифицированные формы документов. Это стало возможным после вступления в силу пункта 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ.

Советуем почитать:

  • Можно ли направить иностранца в командировку
  • Командировки в 2017 году: ответы на вопросы
  • Правильный путевой лист оправдает расходы на ГСМ и зарплату водителя
  • Работник выехал в командировку в выходной день

Надо ли составлять командировочное удостоверение в 2017 году

Документальное оформление командировки в 2017 году не требует в обязательном порядке составления командировочного удостоверения (подп. «в», п. 2 Постановления Правительства РФ от 29.12.14 № 1595). Но компания может оформлять его по своему желанию (образец ниже).

До этого времени о необходимости оформления командировочного удостоверения было прямо написано в пункте 7 Положения. Удостоверение подтверждало срок пребывания работника в командировке. В нем указывались дата приезда к месту назначения и дата выезда оттуда.

Помимо командировочного удостоверения ни Трудовой кодекс, ни Положение о командировках не требуют обязательного составления служебного задания и отчета работника о его выполнении.

Но не стоит забывать, что работодатель вправе принимать локальный нормативные акты (ЛНА) в рамках своей компетенции, в которых может прописать необходимость оформления данных документов (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

В своих ЛНА работодатель также может прописать порядок составления командировочных документов, определить их форму и содержание. И такие нормативные акты работодателя обязательны для применения (ч. 2 ст. 5, абз. 4 ч. 2 ст. 21, ч. 1 ст. 189 ТК РФ).

Не допустить ошибок при оформлении кадровых документов, вам поможет журнал «Зарплата». При подписке на журнал сейчас Вы получаете сразу несколько бонусов. Выберите бонус и удобный вариант подписки здесь.

Журнал учета командированных работников в 2017 году

Документальное оформление командировки в 2017 году не требует от работодателя ведения специального журнала по выбывшим в командировки работникам. Но он вправе это сделать самостоятельно.

Соответствующие положения также могут быть предусмотрены в соответствующем локальном акте. Но вот, что работодатель точно обязан делать, так это вести учет отработанного времени каждым работником, в том числе и командированным (п. 4 ст. 91 ТК РФ).

Для этого можно использовать табель учета рабочего времени (форма № Т-13), время, отработанное командированным работником заносится в табель на основании приказа о командировке. При заполнении соответствующих граф в табеле командировочные дни отмечаются буквой – К или цифровым кодом – 06.

Обязательные документы при оформлении командировки

С 2015 года порядок оформления командировок стал значительно проще. Теперь вовсе не обязательно оформлять командировочное удостоверение и служебное задание — эти документы отменены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Однако ряд компаний по-прежнему использует эти документы для контроля. Это не противоречит законодательству, но применение данных форм следует закрепить во внутреннем документе предприятия.

Также в 2015 году стал не обязательным для применения журнал учета командированных работников.

Подробные правила учета командировок и расходов по ним закреплены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Какие же документы нужно оформить в обязательном порядке при направлении работника в служебную командировку? Их всего два:

1. Письменное решение директора (например, приказ).

2. Служебная записка работника, но только при поездке в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте.

Получается, что самый главный документ — это распоряжение руководителя. Служебная записка оформляется лишь при использовании автомобиля либо другого служебного (личного или взятого в аренду) транспорта.

Работник вправе написать служебную записку вне зависимости от способа передвижения до места командировки и обратно. В записке он может указать предполагаемые расходы и предварительно рассчитать необходимую сумму. Порядок составления таких записок обычно также фиксируется в локальных актах фирмы.

Командировочные расходы и отчет по ним

Прежде всего следует отметить, что работник, находясь в командировке, продолжает получать зарплату. Только рассчитывается она исходя из среднего заработка.

Основные командировочные расходы (ст. 168 ТК РФ):

суточные;

затраты на проезд;

проживание;

прочие обоснованные расходы.

Суточные по-новому

Уже давно в России не существует какого-либо лимита суточных. Коммерческие компании и ИП вправе установить любой размер (ОСНО — пп. 12 п.1 ст. 264 НК РФ, УСН — пп. 13 п 1. 346.16 НК РФ), закрепив это в нормативном локальном акте или в коллективном договоре.

Малые предприятия чаще всего устанавливают суточные для поездок по России в размере 700 рублей. Это связано с тем, что именно такая сума не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Можно установить суточные и в большем размере, тогда с суммы превышения нужно удержать НДФЛ. Для заграничных командировок существует лимит 2 500 рублей — суточные в этих пределах не облагаются НДФЛ.

На данный момент суточные в любом размере не облагаются страховыми взносами. То есть не важно, в каком размере выплачиваются суточные — 700 рублей или, может быть, 3 000 рублей в день.

С 01.01.2017 вносятся изменения в НК РФ, согласно которым суточные будут облагаться страховыми взносами в пределах установленных лимитов (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Здесь будет такое же правило, как и при обложении суточных НДФЛ. Значит, суточные сверх лимита (700 рублей либо 2 500 рублей) будут облагаться страховыми взносами.

Например, компания выплачивает суточные в размере 1 000 рублей в день. Работник был в командировке 4 дня. За все дни командировки ему причитается 4 000 рублей суточных. Однако, по норме не облагаются лишь 2 800 рублей (700 рублей х 4 дня). Разница между фактической выплатой и лимитом (4 000 – 2 800 = 1 200) подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Затраты на проезд

Затраты на проезд до места командировки и обратно компенсируются работнику в полном размере, но при условии их документального подтверждения (ст. 264 НК РФ).

Если работник едет на поезде, ему также компенсируют затраты на постельное белье. А стоимость перевозки подтвердит железнодорожный билет.

При авиаперелетах понадобится билет (маршрут-квитанция) и посадочный талон.

При утере документов придется запрашивать справку у перевозчика о подтверждении поездки.

Если работник направился в путь на автомобиле, нужно приложить служебную записку и путевые листы. Кроме того, чтобы подтвердить затраты на топливо, нужно прикрепить к отчету чеки АЗС.

Нередко командированные сотрудники пользуются услугами такси. Такие расходы также можно принять к учету, если поездка была от вокзала (аэропорта) до гостиницы/места командировки или обратно (письма Минфина от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223 и от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).

Затраты на проживание

Чаще всего сотрудник во время командировки живет в гостинице. Для принятия расходов нужны подтверждающие проживание документы, выданные гостиницей. Если оплата произведена наличными, нужен кассовый чек или бланк строгой отчетности.

Если для проживания была арендована квартира, нужен договор аренды и копии документов о праве собственности.

Прочие расходы

Находясь в командировке, сотрудник может нести и дополнительные расходы. Например, на телефонные переговоры, представительские расходы, оформление визы, бронирование номера и т.п. Важным условием принятия дополнительных расходов является их производственная необходимость и обязательное наличие подтверждающих документов.

Командированный работник по возращении из поездки должен отчитаться в течение трех рабочих дней за произведенные расходы (приложить документы, вернуть остаток денег) и подписать авансовый отчет.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
Добавить комментарий